Die Bundesregierung will ab dem 1. Januar 2028 eine elektronische Registrierkassenpflicht samt digitalem Beleg einführen. Ein Referentenentwurf liegt seit August 2026 vor. Für Handwerksbetriebe, die regelmäßig Barzahlungen annehmen, wird das zum Thema – auch wenn der Beschluss noch aussteht. Hier lesen Sie, was bekannt ist, wen es trifft und was Sie jetzt vorbereiten sollten.
Nach dem aktuellen Entwurf sollen Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz Barumsätze künftig über ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) erfassen. Zusätzlich soll der Beleg standardmäßig digital ausgegeben werden – per E-Mail oder QR-Code, auf Wunsch weiterhin gedruckt. Das Bundesfinanzministerium soll Ausnahmen für Härtefälle per Verordnung regeln können.
Wichtig: Es handelt sich bislang um einen Entwurf. Die Details können sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren noch ändern, und die endgültige Fassung muss Kabinett und Parlament passieren. Wer jetzt plant, sollte deshalb flexibel bleiben und Anschaffungen nicht überstürzen.
Der Entwurf nennt empfindliche Bußgelder: Verstöße gegen die Belegausgabepflicht können mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden, Verstöße gegen die Kassenpflicht selbst mit bis zu 25.000 Euro. Das Risiko trifft vor allem Betriebe, die bisher mit Quittungsblock oder reiner Handkasse arbeiten.
Die Anschaffungskosten sind überschaubar: Für stationäre Kassen werden etwa 400 bis 600 Euro genannt. Smartphone- oder Cloud-Lösungen starten bei rund 100 Euro, hinzu kommt ein Bondrucker für etwa 250 Euro. Dazu kommen laufende Lizenzgebühren für die TSE. Für einen Betrieb mit mehreren Mitarbeitern ist das verkraftbar – lästiger ist der organisatorische Aufwand.
Klassische Handwerksbetriebe rechnen überwiegend per Rechnung und Überweisung ab. Betroffen sind vor allem Betriebe mit Ladengeschäft, Notdiensten mit Barzahlung vor Ort, Kleinreparaturen und Verkauf von Material. Auch Monteurteams, die auf Baustellen kleine Zusatzleistungen direkt kassieren, sollten ihre Abläufe prüfen.
Praktisch heißt das: Wer mobil kassiert, braucht eine Lösung, die unterwegs funktioniert – etwa eine App-basierte Kasse auf dem Smartphone mit mobilem Drucker oder digitalem Beleg. Gerade für Monteure, die mehrere Wochen auf Montage sind und Auslagen für Verpflegung oder Material zwischenverrechnen, bleibt eine saubere Dokumentation ohnehin Pflicht. Wer Belege, Fahrtkosten und Unterkunftsrechnungen schon heute digital sammelt, spart bei Betriebsprüfungen Zeit.
Erstens: Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb die Umsatzschwelle von 100.000 Euro überschreitet und wie hoch der Barumsatz-Anteil tatsächlich ist. Zweitens: Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob und ab wann Sie betroffen wären. Drittens: Holen Sie zwei bis drei Angebote für TSE-fähige Kassensysteme ein, achten Sie auf Updatefähigkeit und DSFinV-K-Export.
Viertens: Legen Sie fest, wie Belege künftig digital an Kunden gehen – E-Mail-Adresse erfragen oder QR-Code anbieten. Fünftens: Schulen Sie Mitarbeiter frühzeitig, damit Eingaben auf der Baustelle sauber ablaufen. Warten Sie mit dem Kauf, bis der Gesetzentwurf verabschiedet ist, planen Sie aber das Budget für 2027 ein.
Die Kassenpflicht knüpft an Bargeschäfte an. Wer ausschließlich Rechnungen schreibt und Kunden per Überweisung zahlen lässt, hat in der Regel keine Kassenführung im Sinne des Entwurfs. Das betrifft viele Bau- und Ausbaugewerke wie Trockenbau, Elektro, Sanitär oder Fliesenlegerarbeiten, die über Aufträge von Bauträgern und Generalunternehmern laufen. Anders sieht es bei Reparaturdiensten, Schlüsselnotdiensten, Heizungsservice bei Privatkunden oder Betrieben mit eigenem Verkaufsraum aus, bei denen vor Ort bar bezahlt wird.
Prüfen Sie dennoch ehrlich, wie oft in Ihrem Betrieb Geld über den Tisch geht. Schon gelegentliche Barzahlungen nach einem Kundentermin können Dokumentationspflichten auslösen. Hier lohnt ein kurzes Gespräch mit dem Steuerberater, sobald der Gesetzentwurf konkreter wird.
Muss ich sofort eine Kasse kaufen? Nein. Solange der Entwurf nicht verabschiedet ist, besteht keine neue Pflicht. Gilt die Regel auch für Subunternehmer? Entscheidend ist, ob Sie Bargeschäfte tätigen, nicht Ihre Rolle in der Lieferkette. Reicht ein Kassenbuch weiter? Nach dem Entwurf soll für Betriebe über der Umsatzschwelle ein elektronisches System mit TSE Standard werden.
Was ist mit Kleinbetrieben unter der Schwelle? Für sie sieht der Entwurf keine Pflicht vor; nach fünf Jahren soll die Regelung überprüft und eine Ausweitung auf kleinere Betriebe geprüft werden. Planen Sie also vorausschauend, wenn Ihr Umsatz wächst.
Die Kassenpflicht ist nur ein Baustein einer allgemeinen Digitalisierungswelle im Handwerk: elektronische Zeiterfassung, E-Rechnung und digitale Belege wachsen zusammen. Betriebe, die Prozesse jetzt sauber aufsetzen, sind gegenüber Betriebsprüfung, Auftraggebern und Finanzamt im Vorteil. Das gilt besonders für Teams, die an mehreren Standorten arbeiten und Kosten wie Unterkunft, Fahrten und Verpflegung sauber zuordnen müssen.
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Die Registrierkassenpflicht ab 2028 ist noch nicht beschlossen, die Richtung ist aber klar: digital, nachvollziehbar, prüffähig. Wer sich jetzt informiert und Abläufe vorbereitet, geht entspannt in die Umstellung. Brauchen Sie Monteurunterkünfte oder Verstärkung für Ihre Baustelle? Rufen Sie uns an unter 0155 606 820 10 oder schreiben Sie an info@canova-monteure.de – wir melden uns schnell mit einem Angebot.